Wprowadzenie
"My tylko prowadzimy księgi" - to podejście, które może drogo kosztować. Biura rachunkowe i doradcy podatkowi są wprost wymienieni w polskiej ustawie AML jako instytucje obowiązane. I nie chodzi tylko o formalne wpisanie do listy - chodzi o realne ryzyko, że przestępcy mogą próbować wykorzystać usługi rachunkowe do ukrycia nielegalnego majątku.
Kiedy biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną
Polska ustawa AML wskazuje konkretnie: instytucjami obowiązanymi są podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, doradztwa podatkowego (w rozumieniu ustawy o doradztwie podatkowym), a także biegli rewidenci.
Ważne: nie każde biuro rachunkowe automatycznie staje się instytucją obowiązaną w każdym zakresie. Obowiązki AML są powiązane ze świadczonymi usługami i ryzykiem tych usług. Prowadzenie pełnej księgowości dla klienta - tak, jest objęte AML. Sama sprzedaż oprogramowania księgowego - nie.
Specyficzne ryzyka AML w branży rachunkowo-doradczej
Dlaczego biura rachunkowe są szczególnie narażone? Bo mają dostęp do pełnej dokumentacji finansowej klienta i mogą nieświadomie "uwiarygodnić" fałszywe transakcje przez ich prawidłową ewidencję księgową.
Typowe sygnały ostrzegawcze dla biur rachunkowych: klient prosi o zaksięgowanie transakcji bez dokumentów źródłowych lub z dokumentami budzącymi wątpliwości, klient ma dużą ilość transakcji gotówkowych bez oczywistego uzasadnienia biznesowego, struktura przychodów klienta jest niespójna z deklarowaną działalnością, klient zmienia często dostawców i odbiorców bez ekonomicznego uzasadnienia, klient jest nieobecny w relacji biznesowej - wszystko załatwia przez pełnomocnika.
Obowiązki AML dla biur rachunkowych w praktyce
Identyfikacja i weryfikacja klienta: przed przyjęciem zlecenia (!) biuro musi przeprowadzić procedurę KYC - zebrać dane klienta, zweryfikować tożsamość, ustalić beneficjenta rzeczywistego i dokonać oceny ryzyka AML.
Wewnętrzna procedura AML: każde biuro musi mieć pisemną procedurę AML. Musi z niej wynikać: kto jest odpowiedzialny za AML, jak identyfikujemy klientów, jak oceniamy ryzyko, jak reagujemy na podejrzane transakcje.
Zgłaszanie do GIIF: jeśli w trakcie prowadzenia ksiąg pojawią się transakcje budzące podejrzenie - biuro ma obowiązek zawiadomienia GIIF. To delikatne, bo oznacza też obowiązek zachowania tajemnicy (nie informowanie klienta).
Szkolenia: pracownicy biura muszą być regularnie szkoleni z AML.
Szczególna kwestia: tajemnica zawodowa vs obowiązki AML
Doradcy podatkowi i biegli rewidenci mają obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej. Jak to się ma do obowiązku zgłaszania podejrzanych transakcji?
Ustawa AML przewiduje konkretne rozwiązanie: obowiązek zawiadomienia GIIF nie narusza tajemnicy zawodowej. Co więcej, ustawa wyraźnie zwalnia z tajemnicy zawodowej w zakresie niezbędnym do wywiązania się z obowiązków AML.
Wyjątek: informacje uzyskane przez adwokata lub radcę prawnego w kontekście doradztwa prawnego i reprezentacji klienta przed sądem - mogą być wyłączone spod obowiązku raportowania. To delikatne pole i warto konsultować konkretne przypadki z prawnikiem specjalizującym się w AML.
Podsumowanie
Biura rachunkowe i doradcy podatkowi są na linii frontu walki z praniem pieniędzy - bo to przez ich ręce przechodzą dokumenty finansowe, które mogą lub nie mogą uwiarygodnić transakcje. Świadomość tej roli i właściwe procedury AML chronią zarówno klientów jak i same biura.
Pytanie: czy twoje biuro rachunkowe ma aktualną procedurę AML - i kiedy ostatnio było szkolenie pracowników z tego zakresu?
Dyskusja