Umowa dotycząca podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracownika

INSTRUKCJA WYPEŁNIENIA

Do czego służy: To umowa między pracodawcą a pracownikiem określająca zasady podnoszenia kwalifikacji zawodowych (np. studia, kurs, szkolenie) - jakie koszty pokrywa pracodawca, do czego zobowiązuje się pracownik i przez jaki czas musi pozostać w zatrudnieniu po zakończeniu nauki (“odpracowanie”).

Kiedy się go używa: Gdy pracownik zdobywa lub uzupełnia wiedzę i umiejętności z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą, a pracodawca przyznaje świadczenia (pokrycie opłat, dni wolne). Umowę zawiera się przed rozpoczęciem nauki lub w jej trakcie.

Podstawa prawna: art. 103(1) - art. 103(6) ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (stan na 2025/2026 r.). Umowa nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy Kodeksu pracy. Okres “odpracowania” (pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu nauki) nie może przekraczać 3 lat. Umowa wymaga formy pisemnej. Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy przysługuje urlop szkoleniowy oraz zwolnienie z części dnia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Jak wypełnić - krok po kroku:

1. Miejscowość i data - wpisz miejscowość i datę zawarcia umowy.
2. Data zawarcia umowy - wpisz datę podpisania umowy (format dzień-miesiąc-rok).
3. Oznaczenie pracodawcy - wpisz pełną nazwę i adres pracodawcy.
4. Osoba reprezentująca pracodawcę - wpisz imię, nazwisko i stanowisko osoby podpisującej w imieniu pracodawcy.
5. Oznaczenie pracownika - wpisz imię, nazwisko i adres pracownika.
6. § 1 - tryb: skreśl “z inicjatywy pracodawcy” albo “za zgodą pracodawcy” - zostaw to, co odpowiada sytuacji (czy to pracodawca skierował, czy pracownik sam wystąpił i dostał zgodę).
7. § 1 - forma podnoszenia kwalifikacji - wpisz, na czym polega nauka (np. studia podyplomowe z zakresu rachunkowości, kurs językowy, szkolenie zawodowe).
8. § 1 - okres - wpisz datę rozpoczęcia i zakończenia nauki.
9. § 2 lit. a-d - przy każdej pozycji (opłaty za kształcenie, przejazdy, podręczniki, zakwaterowanie) wpisz zasady pokrywania kosztów (np. “w pełnej wysokości na podstawie faktur”, “do kwoty … zł”). Jeśli pracodawca czegoś nie pokrywa - wpisz “nie dotyczy” albo usuń daną pozycję.
10. § 3 pkt 1-4 - wpisz obowiązki pracownika (np. terminowe ukończenie nauki, przedłożenie świadectwa/dyplomu, pozostawanie w zatrudnieniu przez ustalony okres, zwrot kosztów w razie wcześniejszego odejścia z winy pracownika). Niewykorzystane punkty usuń.
11. § 4 - okres odpracowania - wpisz, jak długo po ukończeniu nauki pracownik ma pozostać w zatrudnieniu. Maksymalnie 3 lata.
12. Podpisy - podpis pracodawcy lub upoważnionej osoby oraz podpis pracownika.

Na co uważać / typowe błędy:

• Maksymalny okres odpracowania to 3 lata - dłuższy zapis jest nieważny w części przekraczającej ten limit.
• Umowa nie może być mniej korzystna dla pracownika niż Kodeks pracy (np. nie można pozbawić go urlopu szkoleniowego, jeśli naukę podejmuje za zgodą/z inicjatywy pracodawcy).
• Pracodawca może żądać zwrotu kosztów tylko w sytuacjach wskazanych w art. 103(5) KP (m.in. gdy pracownik bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie nauki albo ją przerwie, albo gdy pracodawca rozwiąże umowę bez wypowiedzenia z winy pracownika w okresie odpracowania) - proporcjonalnie do okresu zatrudnienia po ukończeniu nauki lub okresu zatrudnienia w czasie nauki.
• Forma pisemna jest wymagana. Sporządź 2 egzemplarze, po jednym dla każdej ze stron.
• Odwołanie do Kodeksu pracy i Kodeksu cywilnego w § 5 jest poprawne - zostaw.

WZÓR

[ ……………….. ] (wpisz: miejscowość i data zawarcia umowy)

UMOWA DOTYCZĄCA PODNOSZENIA KWALIFIKACJI ZAWODOWYCH

zawarta w dniu [ ……………….. ] (wpisz: data podpisania umowy) między [ ……………….. ] (wpisz: oznaczenie pracodawcy - pełna nazwa i adres) reprezentowaną/ym przez [ ……………….. ] (wpisz: imię i nazwisko, stanowisko osoby reprezentującej pracodawcę)

a [ ……………….. ] (wpisz: oznaczenie pracownika - imię, nazwisko, adres)

§ 1. Pracownik z inicjatywy pracodawcy / za zgodą pracodawcy (niepotrzebne skreślić - zostaw wariant odpowiadający sytuacji) będzie podnosił swoje kwalifikacje zawodowe w formie [ ……………….. ] (wpisz: forma nauki, np. studia podyplomowe, kurs, szkolenie) w okresie od [ ……………….. ] (wpisz: data rozpoczęcia nauki) do [ ……………….. ] (wpisz: data zakończenia nauki).

§ 2. W związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika pracodawca zobowiązuje się pokrywać:

1. opłaty na kształcenie - [ ……………….. ] (wpisz: zasady pokrywania, np. “w pełnej wysokości na podstawie faktur”; wpisz “nie dotyczy”, jeśli pracodawca nie pokrywa)

2. opłaty za przejazdy pracownika w związku z podnoszeniem kwalifikacji - [ ……………….. ] (wpisz: zasady pokrywania lub “nie dotyczy”)

3. opłaty za podręczniki i inne materiały niezbędne do nauki - [ ……………….. ] (wpisz: zasady pokrywania lub “nie dotyczy”)

4. koszty zakwaterowania pracownika w miejscu podnoszenia kwalifikacji zawodowych - [ ……………….. ] (wpisz: zasady pokrywania lub “nie dotyczy”)

§ 3. W związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracownik zobowiązuje się:

1. [ ……………….. ] (wpisz: obowiązek pracownika, np. terminowe ukończenie nauki)
2. [ ……………….. ] (wpisz: obowiązek pracownika, np. przedłożenie dyplomu/świadectwa)
3. [ ……………….. ] (wpisz: obowiązek pracownika, np. pozostawanie w zatrudnieniu przez ustalony okres)
4. [ ……………….. ] (wpisz: kolejny obowiązek lub usuń punkt)

§ 4. Okres odpracowania kosztów poniesionych przez pracodawcę, o których mowa w § 3, ustala się na [ ……………….. ] (wpisz: okres odpracowania - maksymalnie 3 lata).

§ 5. W zakresie nieuregulowanym w niniejszej umowie zastosowanie mają przepisy ustawy - Kodeks pracy oraz przepisy ustawy - Kodeks cywilny.

[ ……………….. ] (podpis pracodawcy albo upoważnionej przez niego osoby)

[ ……………….. ] (podpis pracownika)