Oświadczenia pracownika

INSTRUKCJA WYPEŁNIENIA

Do czego służy: To oświadczenie podpisywane przez pracownika (lub inną osobę) wyznaczonego do obsługi zgłoszeń sygnalistów. Potwierdza ono, że osoba ta zna procedurę przyjmowania zgłoszeń, zasady ochrony danych osobowych i tajemnic oraz że odbyła odpowiednie szkolenie. Stanowi dowód, że podmiot dopuścił do obsługi zgłoszeń osobę właściwie przygotowaną i zobowiązaną do poufności.

Kiedy się go używa: Podpisuje się je przed dopuszczeniem osoby do przyjmowania i obsługi zgłoszeń sygnalistów, zwykle razem z imiennym upoważnieniem do przetwarzania danych. Oświadczenie przechowuje się w aktach.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928), w szczególności przepisy o ochronie poufności i upoważnieniach do obsługi zgłoszeń (m.in. art. 8, art. 25 i art. 28); rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), w szczególności art. 29. Stan prawny: 2025/2026 r.

Jak wypełnić - krok po kroku:

1. Imię i nazwisko - imię i nazwisko osoby składającej oświadczenie (osoby wyznaczonej do obsługi zgłoszeń).
2. Data - data podpisania oświadczenia (format DD-MM-RRRR).
3. Podmiot zobowiązany - pełna nazwa podmiotu (pracodawcy / podmiotu prawnego), zgodnie z KRS lub CEIDG.
4. Nazwa podmiotu w treści oświadczeń - we wszystkich miejscach, gdzie w treści występuje odwołanie do podmiotu (“obowiązującą w …”), wpisz tę samą pełną nazwę podmiotu.
5. Podpis składającego oświadczenie - czytelny, własnoręczny podpis osoby składającej oświadczenie.
6. Podpis odbierającego oświadczenie - podpis przedstawiciela podmiotu (np. pracodawcy lub osoby upoważnionej) odbierającego oświadczenie.

Na co uważać / typowe błędy:

• Oświadczenie podpisuje się PRZED rozpoczęciem obsługi zgłoszeń, nie później.
• Wcześniej należy faktycznie zapewnić osobie dostęp do procedury i ustawy oraz przeprowadzić szkolenie - oświadczenie nie zastępuje tych obowiązków.
• We wszystkich miejscach wpisz tę samą, jednolitą nazwę podmiotu.
• Sporządź jeden egzemplarz dla akt podmiotu; warto wydać kopię osobie składającej oświadczenie.
• Obowiązek zachowania poufności trwa także po ustaniu zatrudnienia lub współpracy - o tym warto poinformować osobę przy podpisywaniu.

WZÓR

Imię i nazwisko: [ ………. ] (wpisz: imię i nazwisko osoby składającej oświadczenie)

Data: [ ………. ] (wpisz: data podpisania, format DD-MM-RRRR)

Podmiot zobowiązany: [ ………. ] (wpisz: pełna nazwa podmiotu zgodnie z KRS/CEIDG)

Oświadczenie pracownika

Oświadczam, że:

1. Zapoznałem/am się z Procedurą przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych obowiązującą w [ ………. ] (wpisz: pełna nazwa podmiotu).
2. Znane są mi obowiązujące w [ ………. ] (wpisz: pełna nazwa podmiotu) zasady ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji.
3. Uczestniczyłem/am w szkoleniu w zakresie stosowania Procedury przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych obowiązującej w [ ………. ] (wpisz: pełna nazwa podmiotu) oraz zasad ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji obowiązujących w [ ………. ] (wpisz: pełna nazwa podmiotu).
4. Posiadam dostęp do Procedury przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych obowiązującej w [ ………. ] (wpisz: pełna nazwa podmiotu) oraz do ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów i aktów powiązanych.
5. Znane mi są obowiązujące w [ ………. ] (wpisz: pełna nazwa podmiotu) zasady ochrony tajemnicy zawodowej oraz innych tajemnic prawnie chronionych.

Podpis składającego oświadczenie: …………………………………….

Podpis odbierającego oświadczenie: …………………………………….