Zarządzenie w sprawie wprowadzenia Procedury postępowania w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w Urzędzie

INSTRUKCJA WYPEŁNIENIA

Do czego służy: Akt wewnętrzny (zarządzenie wójta/burmistrza/prezydenta), który wprowadza w urzędzie gminy procedurę postępowania w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Dotyczy jednostek samorządu terytorialnego, które jako tzw. jednostki współpracujące mają obowiązki wobec GIIF.

Kiedy się go używa: Gdy urząd gminy (lub inna jednostka samorządowa współpracująca z GIIF) wdraża u siebie zasady wykrywania i zgłaszania podejrzanych transakcji. Wydaje się je jednorazowo i aktualizuje przy zmianie przepisów lub organizacji urzędu.

Podstawa prawna: Art. 30 ust. 1 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz.U. z 2024 r. poz. 1465 ze zm.) w związku z art. 2 ust. 2 pkt 8, art. 26 ust. 1, art. 83 ust. 1 i 2 oraz art. 84 ust. 1 ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 644). (Sprawdź aktualne miejsce publikacji ustawy o samorządzie gminnym na dzień wydania zarządzenia - publikatory bywają aktualizowane.)

Jak wypełnić - krok po kroku:

1. Numer i rok zarządzenia - wpisz numer porządkowy oraz rok wydania (np. “5/2026”).
2. Organ wydający - oznaczenie organu wykonawczego gminy (wójt / burmistrz / prezydent miasta wraz z nazwą gminy).
3. Data - data wydania zarządzenia (dzień-miesiąc-rok).
4. Nazwa urzędu - w tytule oraz w treści wpisz nazwę urzędu (np. “Urząd Gminy w …”).
5. § 1 (definicje) - w pkt 3, 6, 7, 8 wpisz odpowiednio: oznaczenie zarządzenia, nazwę organu (wójt/burmistrz/prezydent), nazwę urzędu i jednostek organizacyjnych. Ujednolić określenie organu w całym dokumencie (jeśli to burmistrz lub prezydent - zamień słowo “wójt”).
6. § 2-4 - co do zasady nie wymagają uzupełnień; w § 3 ust. 4 powołano “rejestr powiadomień” - załącznik nr 2 do procedury (przygotuj odrębnie). W § 3 ust. 5 i § 4 podstaw nazwę organu.
7. § 5 - data wejścia w życie (z dniem podpisania albo wpisz inną datę, jeśli ma być późniejsza).

Na co uważać / typowe błędy:

• Zaktualizuj publikatory aktów prawnych na dzień wydania zarządzenia - we wzorze podano stan na 2025/2026 r., ale Dz.U. są okresowo ujednolicane.
• Konsekwentnie używaj właściwego określenia organu (wójt / burmistrz / prezydent miasta) - mieszanie nazw to częsty błąd przy adaptacji wzoru z innej gminy.
• Procedura odsyła do załączników (m.in. wzór rejestru powiadomień - załącznik nr 2). Przygotuj je i dołącz, inaczej zarządzenie będzie niekompletne.
• Wyznacz imiennie Koordynatora ds. współpracy z GIIF (osobnym pismem lub w odrębnym paragrafie/załączniku).
• Zarządzenie podpisuje organ wykonawczy gminy; nie wymaga formy aktu notarialnego.

WZÓR

Zarządzenie Nr [ ………. ] / [ ………. ] (wpisz: numer porządkowy oraz rok wydania, np. 5/2026)

[ ……………….. ] (wpisz: oznaczenie organu wykonawczego gminy - Wójt / Burmistrz / Prezydent Miasta wraz z nazwą gminy)

z dnia [ ……………….. ] (wpisz: data wydania zarządzenia, format dzień-miesiąc-rok)

w sprawie wprowadzenia Procedury postępowania w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w Urzędzie [ ……………….. ] (wpisz: nazwa urzędu, np. Urząd Gminy w …)

Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz.U. z 2024 r. poz. 1465 ze zm.) w związku z art. 2 ust. 2 pkt 8, art. 26 ust. 1, art. 83 ust. 1 i 2, art. 84 ust. 1 ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 644) zarządza się, co następuje:

§ 1

Ilekroć w dalszej części niniejszej Procedury mowa jest o:

1. ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
2. ustawie o finansach publicznych - należy przez to rozumieć ustawę z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
3. zarządzeniu - należy przez to rozumieć zarządzenie [ ……………….. ] (wpisz: oznaczenie niniejszego zarządzenia - numer i organ) w sprawie wprowadzenia procedury postępowania w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w Urzędzie [ ……………….. ] (wpisz: nazwa urzędu);
4. Kodeksie karnym - należy przez to rozumieć ustawę z 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny;
5. Generalnym Inspektorze - należy przez to rozumieć Generalnego Inspektora Informacji Finansowej;
6. Kierowniku jednostki - należy przez to rozumieć [ ……………….. ] (wpisz: organ - Wójta / Burmistrza / Prezydenta Miasta wraz z nazwą gminy);
7. Jednostce - należy przez to rozumieć Urząd [ ……………….. ] (wpisz: nazwa urzędu) oraz jednostki organizacyjne [ ……………….. ] (wpisz: nazwa gminy);
8. Kierowniku jednostki organizacyjnej - należy przez to rozumieć kierownika jednostki organizacyjnej [ ……………….. ] (wpisz: nazwa gminy);
9. Koordynatorze ds. współpracy - należy przez to rozumieć osobę wskazaną do współpracy z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej.

§ 2

Zobowiązuje się wszystkich pracowników jednostki, aby w trakcie wykonywania obowiązków służbowych:

1. dokonywali analizy i oceny realizowanych transakcji w rozumieniu art. 2 ust. 2 pkt 21 ustawy, a w szczególności wpłat i wniosków o zwrot wpłaconych kwot, przeniesień własności lub posiadania wartości majątkowych, w tym oddania pod zastaw lub w zamian wierzytelności na akcje lub udziały, zarówno gdy czynności te dokonywane są we własnym, jak i cudzym imieniu, na własny, jak i cudzy rachunek, w których występują oznaki wskazujące na możliwość wprowadzenia do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł;
2. sporządzali kopie dokumentów dotyczących transakcji, co do których zachodzi podejrzenie, że mają one związek z popełnieniem przestępstw, o których mowa w art. 165a lub art. 299 Kodeksu karnego;
3. zbierali dostępne informacje o osobach przeprowadzających te transakcje;
4. zwracali szczególną uwagę na:
   1. transakcje nietypowe związane z nabyciem majątku komunalnego,
   2. umowy i transakcje związane z wykonywaniem przez inne podmioty zadań publicznych w Urzędzie [ ……………….. ] (wpisz: nazwa urzędu), realizowane na warunkach odbiegających od istniejących standardów,
   3. nietypowe zachowania i czynności podejmowane przez uczestników postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, polegające między innymi na oferowaniu przez nich warunków wykonania zamówienia w sposób rażąco odbiegający od oferowanych przez innych oferentów,
   4. udział kontrolowanych jednostek i innych podmiotów w nietypowych przedsięwzięciach, szczególnie finansowanych z udziałem kapitału zagranicznego,
   5. dokonywanie wpłaty znacznych kwot gotówkowych (np. tytułem zapłaty za nabyte mienie),
   6. dokonywanie wpłaty należności w ratach (kilkakrotnie) w tym samym dniu,
   7. dokonywanie nadpłat (np. podatków i innych opłat) lub wpłat nienależnych jednostce i ewentualnego ich wycofania;
5. przekazywali bezpośredniemu przełożonemu, a następnie Koordynatorowi ds. współpracy, informacje w formie notatki służbowej dotyczącej opisu podejrzanych transakcji wraz z uzasadnieniem.

§ 3

1. Koordynator ds. współpracy, uznając zasadność podjęcia działań wnioskowanych przez pracownika, przedstawia [ ……………….. ] (wpisz: organ - Wójtowi / Burmistrzowi / Prezydentowi Miasta) projekt powiadomienia Generalnego Inspektora, zawierający opis ujawnionych okoliczności oraz przyczyn, dla których uznano, że mogą wskazywać na prowadzenie działań mających na celu pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu.
2. W przypadku stwierdzenia braku przesłanek do powiadomienia Generalnego Inspektora Koordynator ds. współpracy sporządza uzasadnienie swojego stanowiska i przedstawia je [ ……………….. ] (wpisz: organ) celem podjęcia odpowiedniej decyzji.
3. Kopia powiadomienia wraz z dokumentacją winna być przechowywana w sposób zapewniający poufność, a udostępniana wyłącznie osobom wymienionym w ust. 5 oraz innym osobom upoważnionym przez [ ……………….. ] (wpisz: organ).
4. W przypadku podjęcia przez [ ……………….. ] (wpisz: organ) decyzji o konieczności powiadomienia Generalnego Inspektora wpisuje się je do “rejestru powiadomień”, który prowadzi Koordynator ds. współpracy, według wzoru stanowiącego załącznik Nr 2 do niniejszej Procedury.
5. Do rejestru powiadomień oraz dokumentów wymienionych w ust. 3 mają dostęp:
   1. kierownik jednostki oraz jego zastępca;
   2. sekretarz [ ……………….. ] (wpisz: nazwa gminy);
   3. skarbnik;
   4. inne osoby upoważnione przez [ ……………….. ] (wpisz: organ).

§ 4

1. Koordynator ds. współpracy odpowiada za realizację zadań wynikających z art. 2 ust. 2 pkt 8, art. 26 ust. 1, art. 83 ust. 1 i 2, art. 84 ust. 1 ustawy.
2. Do obowiązków Koordynatora ds. współpracy należy w szczególności:
   1. przeprowadzenie szkolenia pracowników jednostki w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonywania zadań jednostki współpracującej z Generalnym Inspektorem oraz przedstawienie, w miarę potrzeby, propozycji przeprowadzenia kolejnych szkoleń;
   2. nadzór nad przestrzeganiem zasad zawartych w niniejszej Procedurze i przedstawianie propozycji dotyczących uzupełnienia lub zmiany jej treści;
   3. okresowa analiza zapisów rejestru powiadomień Generalnego Inspektora o podejrzeniach wprowadzenia do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych bądź nieujawnionych źródeł, w celu ustalenia ich wzajemnych powiązań, oraz przedstawienie raportu.

§ 5

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. (Jeżeli zarządzenie ma wejść w życie w innym terminie - wpisz konkretną datę.)