INSTRUKCJA WYPEŁNIENIA

Do czego służy: To wewnętrzny dokument firmy, który przypisuje funkcji compliance konkretne zadania związane z ESG, czyli z trzema obszarami: środowiskiem (E - Environmental), sprawami społecznymi (S - Social) i ładem korporacyjnym (G - Governance). Procedura mówi, kto pilnuje zgodności firmy z przepisami i standardami ESG, jak monitoruje zmiany prawa, jak raportuje i jak szkoli pracowników.

Kiedy się go używa: Procedurę przyjmuje zarząd uchwałą i stosuje na bieżąco. Jest szczególnie potrzebna firmom objętym obowiązkiem raportowania zrównoważonego rozwoju (sprawozdawczość ESG) lub firmom, które dobrowolnie chcą uporządkować zarządzanie ESG. Podlega przeglądowi co najmniej raz w roku lub częściej przy istotnych zmianach przepisów.

Podstawa prawna: Dyrektywa CSRD (dyrektywa 2022/2464 w sprawie sprawozdawczości przedsiębiorstw w zakresie zrównoważonego rozwoju) oraz Europejskie Standardy Sprawozdawczości Zrównoważonego Rozwoju (ESRS); ustawa o rachunkowości w zakresie sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju; przepisy ochrony środowiska; Kodeks pracy i przepisy antydyskryminacyjne (obszar Social); Kodeks spółek handlowych i zasady ładu korporacyjnego (obszar Governance); rozporządzenie SFDR i Taksonomia UE (jeśli dotyczą). Stan prawny: 2025/2026 r. Uwaga: zakres i terminy obowiązków sprawozdawczych ESG bywają zmieniane na poziomie UE (tzw. pakiet Omnibus) - przed wdrożeniem sprawdź aktualny stan dla swojej kategorii firmy.

Jak wypełnić - krok po kroku:

1. Nazwa przedsiębiorstwa - we wzorze użyto ogólnego słowa “przedsiębiorstwo”. Jeśli chcesz, możesz wstawić pełną nazwę firmy zgodnie z KRS/CEIDG w tytule i punkcie I (cel). Pole oznaczono w treści.
2. Działy współpracujące - we wzorze wskazano przykładowe komórki (dział ochrony środowiska, HR, CSR, dział prawny, zarząd). Dostosuj te nazwy do realnej struktury Twojej firmy - jeśli nie ma osobnego działu ochrony środowiska, wpisz osobę lub stanowisko, które faktycznie się tym zajmuje.
3. Częstotliwość przeglądu (pkt V) - we wzorze: co najmniej raz na rok. Możesz zaostrzyć (np. co pół roku) jeśli firma działa w mocno regulowanym sektorze.
4. Załączniki (pkt VI) - to dokumenty, które należy opracować osobno: wzory raportów ESG, lista zewnętrznych regulacji i norm ESG, harmonogram szkoleń. Nie są częścią tego wzoru - przygotuj je oddzielnie i dołącz.
5. Data zatwierdzenia / wejścia w życie - dopisz przy zatwierdzaniu przez zarząd (pole w pkt V).

Na co uważać / typowe błędy:

• Procedurę przyjmuje zarząd uchwałą - bez tego dokument nie obowiązuje.
• Sprawdź, czy Twoja firma w ogóle podlega obowiązkowi sprawozdawczości ESG/CSRD - zakres podmiotowy zależy od wielkości firmy (zatrudnienie, suma bilansowa, przychody) i bywa zmieniany przez UE. Procedurę można też wdrożyć dobrowolnie.
• Nie kopiuj nazw działów “z automatu” - dopasuj odpowiedzialności do rzeczywistej struktury firmy, inaczej zapisy będą martwe.
• ESG to obszar szybko zmieniającego się prawa - kluczowy jest realny monitoring zmian i coroczny przegląd, nie samo posiadanie dokumentu.
• Funkcja compliance nie zastępuje merytorycznych specjalistów (ochrona środowiska, BHP) - ona pilnuje zgodności, a nie wykonuje za nich pracy.

WZÓR

PROCEDURA W ZAKRESIE USTANOWIENIA OBOWIĄZKÓW FUNKCJI COMPLIANCE W OBSZARZE ESG

w [ ……………….. ] (wpisz: pełna nazwa przedsiębiorstwa zgodnie z KRS/CEIDG; można pozostawić ogólne “Przedsiębiorstwo”)

I. Cel procedury

Celem niniejszej procedury jest ustanowienie obowiązków funkcji compliance w zakresie zarządzania i monitorowania działań przedsiębiorstwa związanych z ESG (Environmental, Social, Governance).

II. Zakres

Procedura obejmuje wszystkie działy i jednostki organizacyjne przedsiębiorstwa, które są zaangażowane w działania związane z ESG.

III. Definicje

1. ESG - Environmental, Social, Governance: zestaw kryteriów, które mają na celu ocenę wpływu przedsiębiorstwa na środowisko, społeczeństwo oraz sposób zarządzania.
2. Compliance - zgodność z przepisami prawa, regulacjami oraz wewnętrznymi politykami i procedurami przedsiębiorstwa.

IV. Procedura

Część I. Environmental (środowisko)

1. Określenie odpowiedzialności funkcji compliance:
   • 1. funkcja compliance jest odpowiedzialna za monitorowanie zgodności działań przedsiębiorstwa z przepisami prawa oraz regulacjami dotyczącymi ochrony środowiska oraz wytycznymi i rekomendacjami właściwych organów nadzoru;
   • 2. funkcja compliance aktywnie współpracuje z działem ochrony środowiska / specjalistą ds. ochrony środowiska [ ……………….. ] (wpisz: dział lub stanowisko faktycznie odpowiedzialne w Twojej firmie) w celu zapewnienia wdrożenia i przestrzegania polityk środowiskowych.
2. Identyfikacja regulacji i norm dotyczących środowiska - szczegółowe obowiązki funkcji compliance:
   • 1. identyfikacja i monitorowanie zmieniających się przepisów prawa, regulacji, standardów branżowych dotyczących ochrony środowiska oraz wytycznych i rekomendacji właściwych organów nadzoru;
   • 2. aktualizacja wewnętrznych polityk i procedur w odpowiedzi na zmiany w regulacjach środowiskowych.
3. Wdrożenie polityk i procedur środowiskowych:
   • 1. opracowanie i wdrożenie polityk oraz procedur zgodnych z regulacjami dotyczącymi ochrony środowiska;
   • 2. regularne kontrole wewnętrzne w celu monitorowania zgodności działań przedsiębiorstwa z politykami środowiskowymi.
4. Monitorowanie i raportowanie:
   • 1. przygotowywanie raportów dotyczących wpływu przedsiębiorstwa na środowisko;
   • 2. publikowanie rocznych raportów środowiskowych zgodnie z wymogami regulacyjnymi i najlepszymi praktykami.
5. Edukacja i szkolenia:
   • 1. organizowanie szkoleń dla pracowników na temat polityk i procedur związanych z ochroną środowiska;
   • 2. promowanie świadomości w zakresie ochrony środowiska wśród pracowników i interesariuszy.
6. Zarządzanie ryzykiem środowiskowym:
   • 1. identyfikacja i ocena ryzyka związanego z działalnością środowiskową przedsiębiorstwa;
   • 2. wdrażanie strategii zarządzania ryzykiem w celu minimalizacji negatywnego wpływu na środowisko.

Część II. Social (społeczne)

1. Określenie odpowiedzialności funkcji compliance:
   • 1. funkcja compliance monitoruje zgodność działań przedsiębiorstwa z przepisami prawa i regulacjami oraz wytycznymi i rekomendacjami właściwych organów nadzoru dotyczącymi odpowiedzialności społecznej;
   • 2. funkcja compliance współpracuje z działem HR oraz działem CSR (Corporate Social Responsibility) [ ……………….. ] (wpisz: dział lub stanowisko faktycznie odpowiedzialne w Twojej firmie) w celu wdrożenia i przestrzegania polityk społecznych.
2. Identyfikacja regulacji i norm dotyczących odpowiedzialności społecznej - szczegółowe obowiązki funkcji compliance:
   • 1. identyfikacja i monitorowanie przepisów prawa i standardów branżowych oraz wytycznych i rekomendacji właściwych organów nadzoru dotyczących praw człowieka, pracy, zdrowia i bezpieczeństwa oraz zaangażowania społecznego;
   • 2. aktualizacja wewnętrznych polityk i procedur w odpowiedzi na zmiany w regulacjach społecznych.
3. Wdrożenie polityk i procedur społecznych:
   • 1. opracowanie i wdrożenie polityk oraz procedur zgodnych z regulacjami dotyczącymi odpowiedzialności społecznej;
   • 2. regularne kontrole wewnętrzne w celu monitorowania zgodności działań przedsiębiorstwa z politykami społecznymi.
4. Monitorowanie i raportowanie:
   • 1. przygotowywanie raportów dotyczących działań społecznych przedsiębiorstwa;
   • 2. publikowanie rocznych raportów społecznych zgodnie z wymogami regulacyjnymi i najlepszymi praktykami.
5. Edukacja i szkolenia:
   • 1. organizowanie szkoleń dla pracowników na temat polityk i procedur związanych z odpowiedzialnością społeczną;
   • 2. promowanie świadomości społecznej i zaangażowania wśród pracowników i interesariuszy.
6. Zarządzanie ryzykiem społecznym:
   • 1. identyfikacja i ocena ryzyka związanego z działalnością społeczną przedsiębiorstwa;
   • 2. wdrażanie strategii zarządzania ryzykiem w celu minimalizacji negatywnego wpływu na społeczność.

Część III. Governance (ład korporacyjny)

1. Określenie odpowiedzialności funkcji compliance:
   • 1. funkcja compliance monitoruje zgodność działań przedsiębiorstwa z przepisami prawa, regulacjami oraz wytycznymi i rekomendacjami właściwych organów nadzoru dotyczącymi ładu korporacyjnego;
   • 2. funkcja compliance współpracuje z zarządem oraz działem prawnym [ ……………….. ] (wpisz: dział lub stanowisko faktycznie odpowiedzialne w Twojej firmie) w celu wdrożenia i przestrzegania polityk ładu korporacyjnego.
2. Identyfikacja regulacji i norm dotyczących ładu korporacyjnego - szczegółowe obowiązki funkcji compliance:
   • 1. identyfikacja i monitorowanie przepisów prawa i standardów branżowych oraz wytycznych i rekomendacji właściwych organów nadzoru dotyczących zarządzania przedsiębiorstwem, etyki biznesu oraz przejrzystości;
   • 2. aktualizacja wewnętrznych polityk i procedur w odpowiedzi na zmiany w regulacjach dotyczących ładu korporacyjnego.
3. Wdrożenie polityk i procedur ładu korporacyjnego:
   • 1. opracowanie i wdrożenie polityk oraz procedur zgodnych z regulacjami dotyczącymi ładu korporacyjnego;
   • 2. regularne kontrole wewnętrzne w celu monitorowania zgodności działań przedsiębiorstwa z politykami ładu korporacyjnego.
4. Monitorowanie i raportowanie:
   • 1. przygotowywanie raportów dotyczących zarządzania i ładu korporacyjnego przedsiębiorstwa;
   • 2. publikowanie rocznych raportów dotyczących ładu korporacyjnego zgodnie z wymogami regulacyjnymi i najlepszymi praktykami.
5. Edukacja i szkolenia:
   • 1. organizowanie szkoleń dla pracowników na temat polityk i procedur związanych z ładem korporacyjnym;
   • 2. promowanie świadomości etyki biznesu i przejrzystości wśród pracowników i interesariuszy.
6. Zarządzanie ryzykiem w zakresie ładu korporacyjnego:
   • 1. identyfikacja i ocena ryzyka związanego z zarządzaniem przedsiębiorstwem i etyką biznesu;
   • 2. wdrażanie strategii zarządzania ryzykiem w celu minimalizacji negatywnego wpływu na ład korporacyjny przedsiębiorstwa.

V. Wdrożenie i przegląd procedury

1. Procedura zostaje wdrożona po zatwierdzeniu przez zarząd, z dniem [ ……………….. ] (wpisz: data zatwierdzenia / wejścia w życie).
2. Przegląd procedury powinien być przeprowadzany co najmniej raz na rok lub częściej w przypadku istotnych zmian w regulacjach oraz wytycznych i rekomendacjach właściwych organów nadzoru dotyczących ESG.

VI. Załączniki

1. Wzory raportów ESG.
2. Lista zewnętrznych regulacji i norm dotyczących ESG.
3. Harmonogram szkoleń z zakresu ESG.

(Załączniki należy opracować odrębnie i dołączyć do procedury.)

VII. Podsumowanie

1. Procedura ta ma na celu zapewnienie zgodności działań przedsiębiorstwa z wymaganiami dotyczącymi ESG oraz promowanie kultury odpowiedzialności i zrównoważonego rozwoju.
2. Funkcja compliance odgrywa kluczową rolę w monitorowaniu i raportowaniu działań ESG, a także w edukacji pracowników i komunikacji z interesariuszami.