INSTRUKCJA WYPEŁNIENIA

Do czego służy: To wewnętrzny dokument pracodawcy określający zasady przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji, molestowaniu i innym zachowaniom naruszającym godność w pracy. Opisuje, jak zgłosić takie zjawisko, jak działa Komisja Wyjaśniająca i jakie konsekwencje grożą sprawcy. Realizuje ustawowy obowiązek pracodawcy przeciwdziałania mobbingowi.

Kiedy się go używa: Wprowadza się ją zarządzeniem pracodawcy i stosuje na stałe. Każdy pracownik (w tym nowy, przed dopuszczeniem do pracy) zapoznaje się z nią i podpisuje oświadczenie. Procedurę uruchamia się po wpłynięciu zgłoszenia zjawiska niepożądanego.

Podstawa prawna:

• Art. 94[3] Kodeksu pracy - obowiązek pracodawcy przeciwdziałania mobbingowi.
• Art. 94 pkt 2b oraz art. 11[3], 18[3a]-18[3e] Kodeksu pracy - przeciwdziałanie dyskryminacji i równe traktowanie.
• Art. 94[1], art. 100, art. 108-113 Kodeksu pracy - obowiązki pracownika i odpowiedzialność porządkowa.
• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. 2025 poz. 277 ze zm.), stan na 2025/2026 r.
• Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO) - w zakresie przetwarzania danych osób uczestniczących w postępowaniu.

Jak wypełnić - krok po kroku:

1. Pełna nazwa zakładu pracy (występuje wielokrotnie - nagłówek, preambuła, definicje, cel) - wszędzie wpisz pełną nazwę pracodawcy zgodnie z KRS/CEIDG, identycznie we wszystkich miejscach.
2. Dane pracodawcy w § 1 pkt 1 - wpisz siedzibę (miejscowość), adres (ulica, numer) oraz dane rejestrowe (numer KRS lub NIP, sąd rejestrowy, kapitał - jeśli dotyczy).
3. § 5 ust. 1 pkt 8 - pole otwarte: jeśli pracodawca chce dodać dodatkowy obowiązek pracowników, wpisz jego treść; jeśli nie - usuń ten punkt.
4. § 5 ust. 2 - opcjonalny punkt o szczególnych obowiązkach kadry kierowniczej. Zostaw i uzupełnij treścią, jeśli pracodawca chce takie obowiązki wprowadzić; w przeciwnym razie usuń.
5. § 6 ust. 3 pkt 1 - wpisz dokładne miejsce, w którym znajduje się skrzynka na zgłoszenia (np. korytarz przy dziale HR, parter budynku).
6. § 6 ust. 3 pkt 2 - wpisz dedykowany adres e-mail do zgłaszania zjawisk niepożądanych.
7. § 6 ust. 5 (zgłoszenia anonimowe) - decyzja pracodawcy: zostaw zapis, że skargi anonimowe nie są rozpatrywane, albo zmień go, jeśli pracodawca dopuszcza zgłoszenia anonimowe (zob. przypis).
8. § 8 ust. 2 (liczba członków Komisji) - wpisz liczbę członków (rekomendowane co najmniej trzech).
9. § 8 (opcjonalne postanowienia w nawiasie) - rozważ dodanie zasad odwoływania członków Komisji, wygaśnięcia członkostwa, uzupełnienia składu i szczegółowych zasad funkcjonowania; jeśli niepotrzebne - usuń nawias.
10. § 11 ust. 2 pkt 2 - wpisz okres, na jaki sprawca może zostać pozbawiony prawa do premii lub nagrody (np. 3 miesiące, 6 miesięcy).
11. § 12 ust. 3 (data wejścia w życie) - wpisz datę wejścia Polityki w życie (DD-MM-RRRR).
12. Załączniki - przygotuj trzy załączniki: wzór zgłoszenia, wzór protokołu końcowego, wzór oświadczenia o zapoznaniu się z Polityką (oświadczenie - zob. wzór dokumentu nr 107).

Na co uważać / typowe błędy:

• Pracodawca ma ustawowy obowiązek przeciwdziałania mobbingowi (art. 94[3] Kodeksu pracy) - sama Polityka to za mało; trzeba ją realnie stosować (szkolenia, reagowanie na zgłoszenia).
• Termin 30 dni na zakończenie postępowania wyjaśniającego (§ 10 ust. 5) jest terminem instrukcyjnym przyjętym we wzorze - dotrzymuj go, ale jego przekroczenie nie unieważnia postępowania.
• Członkowie Komisji muszą być bezstronni - osoba powiązana ze sprawą (zgłaszający, sprawca, świadek, osoba bliska) nie może w niej zasiadać.
• Zadbaj o poufność: członkowie Komisji podpisują zobowiązanie do zachowania poufności, a przetwarzanie danych wymaga upoważnień (RODO).
• Politykę i jej zmiany ogłaszaj w sposób przyjęty u pracodawcy oraz każdorazowo udostępniaj tekst jednolity; zbieraj oświadczenia o zapoznaniu się.
• Bezpodstawne oskarżenie również może być traktowane jako zachowanie naganne - zapis ten chroni przed instrumentalnym wykorzystaniem procedury.

WZÓR

Polityka przeciwdziałania zjawiskom niepożądanym w miejscu pracy obowiązująca w [ ……………….. ] (wpisz: pełna nazwa zakładu pracy zgodnie z KRS/CEIDG - identycznie we wszystkich miejscach)

Preambuła

Działając w celu realizacji obowiązków pracodawcy wynikających z Kodeksu pracy dotyczących przeciwdziałania mobbingowi w miejscu pracy oraz zapewnienia równego traktowania pracowników i przeciwdziałania ich dyskryminacji, wprowadza się w [ ……………….. ] (wpisz: pełna nazwa zakładu pracy - jak wyżej) niniejszą Politykę przeciwdziałania zjawiskom niepożądanym w miejscu pracy.

Rozdział I. Definicje i cel procedury

§ 1. Definicje

Pojęcia używane w niniejszej Polityce oznaczają:

1. pracodawca - [ ……………….. ] (wpisz: pełna nazwa zakładu pracy), z siedzibą w [ ……………….. ] (wpisz: miejscowość), przy ul. [ ……………….. ] (wpisz: ulica i numer), [ ……………….. ] (wpisz: dane rejestrowe - KRS lub NIP, sąd rejestrowy, kapitał, jeśli dotyczy);
2. pracownik - osoba zatrudniona w zakładzie pracy na podstawie umowy o pracę, niezależnie od jej rodzaju, a także bez względu na rodzaj wykonywanej pracy lub zajmowane stanowisko;
3. Komisja Wyjaśniająca, Komisja - organ powołany przez pracodawcę w celu rozpatrywania zgłoszeń zjawisk niepożądanych w zakładzie pracy i przeprowadzania postępowania wyjaśniającego;
4. mobbing - działania lub zachowania dotyczące pracownika lub skierowane przeciwko pracownikowi, polegające na uporczywym i długotrwałym nękaniu lub zastraszaniu pracownika, wywołujące u niego zaniżoną ocenę przydatności zawodowej, powodujące lub mające na celu poniżenie lub ośmieszenie pracownika, izolowanie go lub wyeliminowanie z zespołu współpracowników;
5. dyskryminacja - nierówne traktowanie pracowników, bezpośrednie lub pośrednie, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, zatrudnienie w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy - w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
6. molestowanie - niepożądane zachowanie, którego celem lub skutkiem jest naruszenie godności pracownika i stworzenie wobec niego zastraszającej, wrogiej, poniżającej, upokarzającej lub uwłaczającej atmosfery;
7. molestowanie seksualne - każde niepożądane zachowanie o charakterze seksualnym lub odnoszące się do płci pracownika, którego celem lub skutkiem jest naruszenie godności pracownika, w szczególności stworzenie wobec niego zastraszającej, wrogiej, poniżającej, upokarzającej lub uwłaczającej atmosfery; na zachowanie to mogą się składać fizyczne, werbalne lub pozawerbalne elementy;
8. zjawiska niepożądane w miejscu pracy - zjawiska wskazane w punktach 4-7, zachowania naruszające zasady współżycia społecznego, a także każde inne polegające na naruszeniu godności, dóbr osobistych lub innych praw innej osoby;
9. Polityka - niniejsza Polityka przeciwdziałania zjawiskom niepożądanym w miejscu pracy;
10. zgłoszenie - zawiadomienie złożone przez pracownika na piśmie, w formie elektronicznej lub innej zgodnej z niniejszą Polityką, w którym opisano zdarzenie uznane przez tego pracownika za niepożądane.

§ 2. Cel procedury

1. Pracodawca wyraźnie sprzeciwia się wszelkim zachowaniom, które naruszają prawo, mają znamiona mobbingu, dyskryminacji, molestowania, molestowania seksualnego lub innego zachowania naruszającego godność innej osoby. Niedopuszczalne są również wszelkie działania wspierające lub sprzyjające takim zachowaniom.
2. Niniejsza Polityka ma na celu ochronę pracowników przed zjawiskami niepożądanymi w miejscu pracy oraz negatywnymi skutkami, jakie mogą wywołać takie działania.
3. Celem Polityki jest również budowanie pozytywnych relacji międzypracowniczych, zwiększanie świadomości i odpowiedzialności kadry kierowniczej oraz pracowników za budowanie tych relacji i tworzenie środowiska pracy wolnego od przemocy, mobbingu, dyskryminacji i wszelkich zachowań niepożądanych.

Rozdział II. Prawa i obowiązki pracowników i pracodawcy

§ 3. Obowiązki pracodawcy

1. Pracodawca podejmuje wszelkie dozwolone przepisami prawa działania, w szczególności opisane w niniejszej Polityce, w celu zapobiegania zjawiskom niepożądanym w miejscu pracy.
2. Pracodawca podejmuje działania prewencyjne, interwencyjne oraz przeprowadza postępowanie wyjaśniające i na jego podstawie wyciąga konsekwencje porządkowe oraz podejmuje inne działania mające na celu uniknięcie powtórzenia się sytuacji konfliktowej.
3. Pracodawca w szczególności:
   1. organizuje szkolenia dla kadry kierowniczej i pracowników niższego szczebla z zakresu zjawisk niepożądanych w miejscu pracy;
   2. wyznacza osobę (compliance officer), do której pracownicy mogą zgłaszać się z pytaniami i wątpliwościami dotyczącymi rozumienia pojęcia zjawisk niepożądanych i właściwej reakcji w danej sytuacji;
   3. udostępnia pracownikom adres e-mail / skrzynkę / inne miejsce, w którym pracownicy mogą składać zawiadomienia o wystąpieniu sytuacji niepożądanej w miejscu pracy;
   4. na bieżąco monitoruje stan spraw na terenie zakładu pracy i reaguje, kiedy uzna to za potrzebne.

§ 4. Prawa i obowiązki pracowników

1. Każdy pracownik będący ofiarą mobbingu, dyskryminacji, molestowania, molestowania seksualnego lub innego działania niepożądanego, a także pracownik będący świadkiem takiego zachowania, ma prawo zgłosić takie zdarzenie pracodawcy i wymagać od pracodawcy wyjaśnienia sytuacji konfliktowej oraz podjęcia działań naprawczych.
2. Każdy pracownik powinien dbać o dobrą atmosferę w pracy oraz wyrażać sprzeciw wobec zachowań nieprawidłowych, bez obaw, że spotkają go negatywne konsekwencje takiej postawy.
3. Bezpodstawne oskarżanie innej osoby o działanie niepożądane jest nieakceptowane i traktowane jako zachowanie naganne, wobec którego pracodawca może wyciągnąć konsekwencje.
4. Skorzystanie przez pracownika z uprawnień przysługujących z tytułu naruszenia przepisów prawa pracy nie może być podstawą jakiegokolwiek niekorzystnego traktowania pracownika ani powodować jakichkolwiek negatywnych konsekwencji dla pracownika, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie stosunku pracy lub jego rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

§ 5. Szczegółowe obowiązki pracowników

1. Pracownicy traktują się wzajemnie z godnością i szacunkiem, dbając, aby ich słowa lub działania nie naruszały praw innych osób. W szczególności pracownicy są zobowiązani:
   1. unikać używania słów uznawanych powszechnie za niecenzuralne, obelżywe;
   2. unikać używania przemocy;
   3. rozwiązywać sytuacje konfliktowe na możliwie najwcześniejszym etapie, słownie i w spokoju;
   4. unikać wszelkich zachowań i słów, które mogą doprowadzić do eskalacji konfliktu;
   5. unikać zachowań o znamionach mobbingu, dyskryminacji, molestowania, molestowania seksualnego, naruszenia zasad współżycia społecznego lub innych negatywnych zjawisk;
   6. unikać zachowań mogących sprzyjać lub wspierać zjawiska niepożądane;
   7. brać udział w szkoleniach organizowanych przez pracodawcę;
   8. [ ……………….. ] (wpisz: dodatkowy obowiązek pracownika, jeśli pracodawca chce go wprowadzić; jeśli nie - usuń ten punkt).
2. [ ……………….. ] (opcjonalnie: wpisz osobny punkt poświęcony szczególnym obowiązkom pracowników zarządzających zespołami w zakresie przeciwdziałania zjawiskom niepożądanym i kształtowania pozytywnych postaw w miejscu pracy; jeśli niepotrzebne - usuń ten ustęp).

Rozdział III. Postępowanie w sprawie zgłoszenia zjawiska niepożądanego

§ 6. Zgłoszenie

1. Pracownik, który uważa, że jest ofiarą mobbingu, dyskryminacji, molestowania, molestowania seksualnego lub wobec którego naruszono zasady współżycia społecznego bądź wobec którego inna osoba zachowała się w sposób nieprawidłowy w rozumieniu niniejszej Polityki, a także osoba, która była świadkiem takich zachowań, może i powinien zgłosić to pracodawcy.
2. Wzór zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Polityki.
3. Zgłoszenia można dokonać w następujący sposób:
   1. wrzucając zgłoszenie na piśmie do skrzynki oznaczonej jako “Zawiadomienia o nieprawidłowościach” znajdującej się [ ……………….. ] (wpisz: dokładne miejsce, w którym znajduje się skrzynka);
   2. wysyłając wiadomość e-mail na adres [ ……………….. ] (wpisz: dedykowany adres e-mail do zgłoszeń).
4. Zgłoszenie powinno zawierać:
   1. opis stanu faktycznego (co się wydarzyło) z podaniem dat poszczególnych sytuacji, okresu, w którym trwały (jeśli trwały dłużej niż jeden dzień), imion i nazwisk świadków;
   2. inne informacje mogące mieć znaczenie dla ustalenia stanu faktycznego;
   3. imię i nazwisko osoby, która w ocenie zgłaszającego dopuściła się niepożądanego zachowania;
   4. wskazanie dowodów potwierdzających, że opisane zachowania miały miejsce;
   5. imię i nazwisko zgłaszającego;
   6. datę zgłoszenia;
   7. podpis zgłaszającego.
5. Skargi anonimowe lub niepodpisane nie będą rozpatrywane. (Decyzja pracodawcy: pracodawca może postanowić, że będzie albo nie będzie rozpatrywał zgłoszeń anonimowych - jeśli dopuszcza zgłoszenia anonimowe, zmień treść tego ustępu.)

§ 7. Postępowanie ze zgłoszeniem

1. Pracodawca, po otrzymaniu zgłoszenia, niezwłocznie powołuje Komisję Wyjaśniającą i przekazuje jej zgłoszenie.
2. Komisja sprawdza, czy zgłoszenie zawiera wszystkie informacje wymagane do nadania mu biegu. W razie braków Komisja wzywa zgłaszającego do ich uzupełnienia. Po uzupełnieniu braków Komisja nadaje bieg zgłoszeniu.

§ 8. Komisja Wyjaśniająca

1. Komisja Wyjaśniająca jest organem kolegialnym o bezstronnym charakterze.
2. W skład Komisji Wyjaśniającej wchodzi [ ……… ] (wpisz: liczba członków, rekomendowane co najmniej trzech) członków.
3. Członków Komisji powołuje pracodawca (Komisja może być stała lub powoływana ad hoc do konkretnego zgłoszenia).
4. W skład Komisji wchodzi:
   1. kierownik działu kadr / HR Business Partner / pracownik działu kadr wyznaczony przez kierownika działu;
   2. przedstawiciel pracowników;
   3. przedstawiciel pracodawcy.
5. W skład Komisji może wchodzić osoba posiadająca wiedzę specjalistyczną przydatną w przeprowadzeniu postępowania (np. prawnik, pracownik BHP, psycholog, mediator); koszt ekspertów zewnętrznych ponosi pracodawca.
6. Członkiem Komisji Wyjaśniającej nie może być osoba:
   1. składająca zgłoszenie;
   2. wskazana jako sprawca lub ofiara zachowania niepożądanego;
   3. wskazana w zgłoszeniu jako świadek zachowania niepożądanego;
   4. która pozostaje z wyżej wymienionymi osobami w takim stosunku faktycznym lub prawnym, który może wpływać na jej prawa i obowiązki lub budzić uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności;
   5. w stosunku do której stwierdzono dopuszczenie się zachowania niepożądanego lub wobec której prowadzone było postępowanie wyjaśniające;
   6. która z innych względów nie daje rękojmi należytego wypełnienia obowiązków członka Komisji.
7. Członkowie Komisji wybierają spośród siebie przewodniczącego.
8. Członkowie Komisji zobowiązani są do zachowania w poufności wszelkich informacji, o których dowiedzieli się przy okazji lub w związku z prowadzonym postępowaniem. Przed rozpoczęciem rozpatrywania zgłoszenia członkowie Komisji podpisują oświadczenie o zobowiązaniu do zachowania poufności.
9. [ ……………….. ] (opcjonalnie: wpisz postanowienia dotyczące odwołania członka Komisji, wygaśnięcia członkostwa, uzupełnienia składu i szczegółowych zasad funkcjonowania Komisji; jeśli niepotrzebne - usuń ten punkt).
10. Do zadań Komisji należy:
    1. wyjaśnienie wszystkich okoliczności sprawy wskazanych w zgłoszeniu oraz tych, które ujawnią się w toku postępowania;
    2. formułowanie dla pracodawcy propozycji działań prewencyjnych i naprawczych w celu zapobieżenia wystąpieniu zjawiska niepożądanego oraz usunięcia bądź zminimalizowania skutków zdarzenia, do którego już doszło;
    3. przedstawienie pracodawcy informacji i dokumentów potrzebnych do wdrożenia działań zaproponowanych zgodnie z pkt 2.
11. Pracodawca udziela członkom Komisji upoważnienia do przetwarzania danych osobowych osób biorących udział w postępowaniu.

§ 9. Posiedzenia Komisji

1. Komisja rozpatruje sprawę na posiedzeniach. Posiedzenia zwołuje przewodniczący Komisji z własnej inicjatywy lub na wniosek członka Komisji.
2. Z każdego posiedzenia sporządza się protokół. Protokół podpisują wszyscy uczestnicy danego posiedzenia.
3. Komisja podejmuje decyzje w głosowaniu tajnym i równym. W przypadku równej liczby głosów rozstrzyga głos przewodniczącego Komisji.
4. Każdy członek Komisji może złożyć zdanie odrębne wraz z uzasadnieniem.
5. Pracodawca udziela członkom Komisji oraz innym osobom biorącym udział w posiedzeniu (w szczególności zgłaszającym i świadkom) zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia za czas zwolnienia.

§ 10. Postępowanie wyjaśniające

1. Komisja wyjaśnia stan faktyczny sprawy na posiedzeniach. Na pierwszym posiedzeniu Komisja ustala sposób procedowania nad konkretnym zgłoszeniem, w tym kogo należy wysłuchać i w jakiej kolejności, oraz ustala daty poszczególnych posiedzeń.
2. Komisja odbiera wyjaśnienia od osoby składającej zgłoszenie, dążąc do wyjaśnienia ewentualnych niejasności. Komisja wysłuchuje także domniemaną ofiarę zdarzenia oraz domniemanego sprawcę.
3. Komisja może żądać od pracowników stawienia się na posiedzenie i udzielenia informacji, a także przedstawienia dokumentów i innych nośników danych związanych z rozpatrywanym zgłoszeniem.
4. Każdy członek Komisji jest zobowiązany do zachowania obiektywizmu i bezstronności przy zadawaniu pytań i ocenie wypowiedzi wysłuchiwanych osób.
5. Komisja powinna zakończyć postępowanie wyjaśniające i sporządzić protokół końcowy w terminie 30 dni od dnia wpłynięcia zgłoszenia do pracodawcy.
6. Po zakończeniu postępowania Komisja sporządza protokół końcowy, w którym opisuje przebieg postępowania oraz ocenę Komisji co do zasadności zgłoszenia wraz z uzasadnieniem oraz rekomendacje działań naprawczych dla pracodawcy. Wzór protokołu końcowego stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Polityki.
7. Decyzje w przedmiocie zgłoszenia (organizacyjne lub porządkowe) podejmuje pracodawca po zapoznaniu się z protokołem końcowym.

§ 11. Działania w przypadku stwierdzenia wystąpienia zjawiska niepożądanego w miejscu pracy

1. W przypadku uznania informacji przedstawionych w zgłoszeniu za prawdziwe i spełniające przesłanki któregoś ze zjawisk niepożądanych pracodawca podejmuje decyzje porządkowe i organizacyjne mające zapobiec wystąpieniu podobnej sytuacji w przyszłości.
2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, pracodawca może zastosować wobec sprawcy sankcje przewidziane w Kodeksie pracy. W szczególności pracodawca może:
   1. zastosować karę porządkową - upomnienia lub nagany;
   2. pozbawić sprawcę prawa do premii lub nagrody przez okres do [ ……… ] (wpisz: okres, np. 3 miesiące, 6 miesięcy);
   3. wypowiedzieć umowę o pracę lub rozwiązać ze sprawcą stosunek pracy w trybie natychmiastowym, na zasadach przewidzianych przepisami prawa.

Rozdział IV. Postanowienia końcowe

§ 12

1. Każdy pracownik ma obowiązek zapoznać się z treścią niniejszej Polityki i przestrzegać jej zasad. Każdy nowy pracownik, przed rozpoczęciem pracy, zobowiązany jest do zapoznania się z niniejszą Polityką. Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z Polityką stanowi załącznik nr 3 do niniejszej Polityki.
2. Wszelkie zmiany niniejszej Polityki dokonywane są przez pracodawcę w drodze zarządzenia. Wraz ze zmianami ogłaszany jest każdorazowo tekst jednolity Polityki.
3. Polityka wchodzi w życie z dniem [ ……… ] (wpisz: data wejścia w życie, format DD-MM-RRRR).

Załączniki:

1. Wzór zgłoszenia zjawiska niepożądanego.
2. Wzór protokołu końcowego.
3. Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z Polityką.

Przypisy do wzoru:

1. Skargi anonimowe (§ 6 ust. 5): pracodawca może zdecydować, że będzie lub nie będzie rozpatrywał zgłoszeń anonimowych. Rekomendowane jest, aby zgłoszenia nie były anonimowe, ponieważ anonimowość utrudnia ustalenie osób zaangażowanych i stanu faktycznego oraz przeciwdziała bezpodstawnemu pomawianiu pracowników.

2. Liczba członków Komisji (§ 8 ust. 2): pracodawca sam ustala liczbę członków; rekomendowane co najmniej trzech, ale nie za wielu, aby zapewnić sprawny przebieg postępowania.

3. Skład Komisji (§ 8 ust. 3): pracodawca może powołać Komisję stałą lub ad hoc do konkretnego zgłoszenia.

4. Ekspert (§ 8 ust. 5): np. prawnik, pracownik BHP, pracownik innego działu, którego dotyczy zgłoszenie, psycholog, mediator. Koszt ekspertów zewnętrznych ponosi pracodawca.